Het rouwprotocol, draaiboek voor ondersteuning op het werk bij verlies.

by | mrt 8, 2024 | Magazine #9 | 0 comments

Rouw is een menselijke, normale en zinvolle reactie op het verlies van een betekenisvolle persoon. Rouw is het proces van het omgaan met het verlies. Dat vergt tijd. En dat laat zijn sporen bij de rouwende in heel zijn “zijn en doen”. Dat mag je heel letterlijk nemen: omgaan met het verlies van iemand betekenisvol verloopt via een slingerbeweging tussen bezig zijn met het verlies (zijn) en bezig zijn met het leven-an-sich (doen). Hoe dat slingeren verloopt, is uniek. Maar van elke rouwende vergt dat energie: rouwenden zijn moe, kunnen zich moeilijk concentreren, zijn verdrietig, misschien boos, voelen zich leeg…

Als je dat weet, begrijp je meteen ook dat rouw niet stopt aan de toegangspoort van het werk. Je kan rouw niet stilleggen. Daarom is aandacht voor verlies en rouw op de werkvloer geen luxeproduct. Bovendien weten we dat aandacht, ruimte en structuren die een rouwende medewerker ondersteunen op het werk het welzijn van die medewerker verbetert, ziekteverzuim vermindert en de sfeer op het werk ten goede komt.

Ben je werkgever, leidinggevende of collega? Ieder van jullie speelt een belangrijke rol in het rouwproces. Maar hoe doe je dat? Hoe zorg je voor een rouwende medewerker? Hoe ondersteun je een team waarvan een collega overleden is? Waar houd je als leidinggevende of als collega het beste rekening mee?

Dit doe je door mee te slingeren tussen doen en zijn. Als daarboven nog de juiste voorwaarden aanwezig zijn in een organisatie kan je een rouwende collega op een goede manier ondersteunen. In dit draaiboek zetten we enkele tips op een rijtje. Deze tips kunnen de basis vormen voor een organisatie-eigen draaiboek. Maak er eentje, zodat je niet in een acuut verliesmoment op zoek moet naar een handreiking. Maak er eentje, zodat het klopt met jullie bedrijfscultuur, met hoe jullie met elkaar omgaan. Maak er eentje, want niets doen is niet aan de orde. Door een handreiking op te maken heb je al een kader. Voel je je geruggesteund: is er iets te doen! Al is er zijn natuurlijk ook een gouden tip.

Stappenplan wanneer een werknemer een naaste verliest

Stap 1: Omgaan met de melding

  • Er komt een melding over het overlijden van een naaste van een van je medewerkers. 
  • Diegene die de melding ontvangt, checkt of het bericht correct en volledig is. 

Stap 2: Zorgzaam informeren 

  • Wanneer de getroffen medewerker aanwezig is op het werk, informeer je de getroffen medewerker. Neem hiervoor tijd, beluister wie hem nu kan steunen, wat hij nodig heeft, wie hem thuis brengt.
  • Je checkt bij de getroffen medewerker of die wil dat het overlijden bekend gemaakt wordt op zijn afdeling. Je kijkt met hem wie geïnformeerd mag worden, wat er verteld mag worden en door wie de informatie gedeeld moet worden en wanneer.
  • Ga hierbij voor open communicatie en dialoog. Overleg met de werknemer. 
  • Indien de medewerker akkoord is, wordt de melding doorgegeven aan de desbetreffende afdeling, de naaste collega’s en de manager. De directie en HRM worden geïnformeerd rond de afwezigheid van de medewerker.
  • Indien dit de wens is van de getroffen medewerker, roept de leidinggevende de collega’s samen
    • Licht hen in over de situatie 
    • Licht hen in over de afscheidsrituelen/ uitvaart, en of aanwezigheid daarin gewenst is
    • Geef hen ruimte om te reageren
    • Maak afspraken over attenties (bijv. persoonlijke kaartjes, advertentie, bloemenkrans…), en contact
    • Wijs een contactpersoon aan: iemand die de werknemer goed kent, die wat nauwer en persoonlijker kan opvolgen. De leidinggevende volgt daarnaast ook mee op.
    • Verdeel het werk en bespreek wie nog ingelicht moet worden (denk aan klanten, directe afspraken…) en hoe die ingelicht moeten worden.

Stap 3: Neem persoonlijk contact op

  • De leidinggevende neemt persoonlijk contact op met de medewerker. Stuur niet gewoon een kaartje. Maar check of een bezoek gepast is. Neem tijd, luister. Stel gerust dat alles wat werk betreft nu kan wachten. Beluister ook of de werknemer nog administratieve vragen heeft, en verwijs door naar HR. Check tot slot of aanwezigheid op de uitvaart gewenst is.

Stap 4: Woon de uitvaart bij

  • Zorg voor bloemen of een attentie. Je kan denken aan een rouwregister dat je nadien aan de familie geeft.
  • Als de rouwende medewerker de aanwezigheid op prijs stelt van collega’s op de uitvaart, maak dit dan mogelijk. Probeer als leidinggevende zeker aanwezig te zijn.
  • Geef ruimte voor natijd voor collega’s om wat bij te praten, ook wanneer de collega’s terug op de werkvloer zijn en graag de niet-aanwezige collega’s willen inlichten

Stap 5: Blijf contact maken

  • Ga na de uitvaart nog langs. Houd contact. Neem tijdens zo een bezoek tijd om in te checken, te luisteren. Hoe gaat het nu? Je hoeft niet per se over het werk te spreken, maar check of de werknemer vragen heeft, bekommernissen rond het werk. Of hij zelf nog hulp kan gebruiken van HR. Beluister of het ok is om geregeld in te checken. 
  • Blijf inchecken op de afgesproken manier. Toon je betrokkenheid.
  • Ook de contactpersoon en andere collega’s worden uitgenodigd contact te houden met de werknemer, als deze dat op prijs stelt. Als leidinggevende check je ook bij hen in: hoe is dat voor hen? Blijven er dingen hangen? Ondersteun ook hen. 
  • Houd de collega’s op de hoogte.

Stap 6: Bereid werkhervatting voor

  • Plan als leidinggevende een gesprek om te overleggen rond werkhervatting of verlenging afwezigheid. 
    • Geef opnieuw ruimte aan het verliesverhaal
    • Bespreek hoe de werknemer aankijkt tegen werkhervatting. Wat lukt wel, wat niet? Is er meer tijd nodig? Maak stilaan ook plannen en geef perspectief.
    • Bereid samen de werkhervatting voor. Beluister wat de mogelijkheden, verwachtingen zijn. Kijk wat lukt binnen de organisatie, maar wees flexibel. Misschien doet het de ene werknemer deugd als er even naar een andere werkinvulling of -ritme kan gekeken worden. Misschien wil een andere juist net wel in de vertrouwdheid terugkeren van gekend werkritme, en werkinhoud. Luister, wees flexibel en vul niet in. Het is zoeken naar een evenwicht en vertrouwen. Gun je werknemer tijd en ruimte. 
    • Bereid de werkhervatting ook samen met de naaste collega’s voor. Bespreek met het team hoe jullie het zullen aanpakken. Heel concreet: hoe starten we de dag, wat is er afgesproken met de werknemer rond werkinvulling en -timing, hoe en wie praat hem professioneel bij, wie is emotionele ruggensteun…

Stap 7: Voorzie steun bij werkhervatting en nazorg

  • Wees nabij. Vooral die eerste dag, en ook nadien. Die eerste dag is een spannende dag. Probeer er in persoon te zijn. Neem tijd om samen te starten, maak tijd vrij om bij te praten met collega’s. 
  • Check regelmatig in. Hoe is het? Hoe loopt het? Is er aanpassing nodig? Beluister hoe het algemeen en op het werk gaat – zet het zelfs eventueel in je agenda. Maar betuttel niet! Neem niet over of vul niet in. 
  • Zoek geregeld terug naar een evenwicht dat voor iedereen werkt: de werknemer, de naaste collega’s en de organisatie.
  • Weet dat rouw geen einddatum kent. Wees geduldig. Een verlies grijpt in op wie men is, en op iemands functioneren, ook op het werk. Wees er dus attent op dat je werknemer nog lange tijd nadien nog rouwreacties kan ervaren: denk aan concentratieproblemen, …
  • Plan ook momenten van herinneren en herdenken. Noteer in je agenda die ankermomenten – een klein berichtje of gebaar doen dan wonderen. 
  • Houd het team blijvend betrokken. Check ook in hoe het met hen is. Geef hen handvaten in hoe om te gaan met verdriet en verlies van een naaste collega, ook op langere termijn.
  • Zorg goed voor jezelf: neem dit niet alleen op als leidinggevende.
  • Zet in op die nazorg: de belangrijkste steun in een organisatie zit niet op korte maar op lange termijn. 

Stappenplan wanneer een collega overlijdt

Het voorgaande stappenplan blijft grotendeels overeind. Alleen zijn in deze situatie het hele team, en ook samenwerkingspartners en klanten, geraakt. Dit vergt een intense ondersteuning, vaak geruggesteund door professionele hulp. Zeker als het overlijden op de werkvloer was, is de verbijstering groot. We noteren hier de extra aandachtspunten bovenop voorgaande stappenplan.

Kort na het overlijden

  • Neem contact op met de familie. Zoek samen naar een contactpersoon voor overleg. Betuig medeleven aan de familie, neem je tijd, toon betrokkenheid.
  • Loop na de melding nog langs bij de familie. Check wanneer een bezoek past. Neem je tijd, luister en haal samen herinneringen op. Bespreek met familie wat hun wensen zijn rond aanwezigheid bij de uitvaart. 
  • Licht de collega’s persoonlijk in. Geef de nodige info (afgestemd op de wensen van de familie) en sta open voor vragen. Neem tijd, wees flexibel, laat efficiëntie even los. 
  • Denk ook aan samenwerkingspartners en klanten. Wie licht hen in, en wat wordt er verteld. Bespreek dit met de naaste collega’s en familie.
  • Laat alle collega’s die dat wensen deelnemen aan de uitvaart. Voorzie ook een moment om nadien nog na te kaarten. Als collega’s iets willen doen op de uitvaart, coördineer dat en ondersteun hen. Voorzie ook een attentie op de uitvaart vanuit de werkomgeving.
  • Voor hen die niet op de uitvaart aanwezig kunnen zijn, kan er gedacht worden aan een alternatief afscheidsmoment. Het is sowieso een goed idee om een persoonlijk afscheidsmoment op de werkvloer te voorzien: dat kan een heuse plechtigheid zijn, maar ook een moment van stilte. Zoek wat past bij de overleden persoon, en de collega’s.
  • Open een rouwregister. Voorzie een stille ruimte waar men zich even kan terugtrekken. Voorzie ook de mogelijkheid om het rouwregister aan de familie te geven.
  • Laat collega’s gevoelens delen. Bied ook de mogelijkheid aan om met een psycholoog of rouwconsulent te praten. En laat je deur als leidinggevende nu extra openstaan.
  • Denk ook aan de praktische zaken:
    • Wat gebeurt er met het emailadres?
    • Wie licht de klanten in ?
    • Wie checkt de agenda en zegt de afspraken af?
    • Wie opent de post en beantwoordt mails?
    • Op een later moment kunnen volgende zaken bekeken worden
      • Opruimen van werkplek
      • Overhandigen persoonlijke bezittingen aan familie

Rouwen stopt niet: blijvend herinneren en toelaten

  • Organiseer een terugkerend rouwmoment en betrek nabestaanden hierin. 
  • Blijf tijd en ruimte geven aan rouwen. Zoals gezegd: op rouwen staat geen einddatum. 
  • Blijf alert voor de andere medewerkers. 

Checklist voor de opmaak van een eigen rouwprotocol

Is je organisatie geïnspireerd door de voorgaande stappenplannen? Wil jij als leidinggevende zorgzaam omgaan met verlies als aandachtspunt in de bedrijfscultuur? Fantastisch! De voorgaande stappenplannen geven richting. Maar net zoals elk verlies uniek is, is elke rouw uniek, en is elke organisatie uniek. Een rouwprotocol werkt alleen als het klopt binnen je organisatie, met hoe jullie met elkaar omgaan… Daarom raden we aan dat je als organisatie op basis van de voorbeelden een eigen rouwprotocol opmaakt. 

We helpen je nog even op weg met deze checklist.

  • Inleiding: waarom en hoe te gebruiken
  • Melding van het verlies
    • Is het bericht correct en volledig
    • Is het ok dat je de collega’s inlicht?
  • Zorgzame communicatie met collega’s
    • Wie meldt aan wie en hoe? Denk aan: naaste collega’s, leidinggevenden, klanten, samenwerkingspartners
  • Persoonlijk contact met getroffen medewerker
    • Huisbezoek
    • Heeft de medewerker nood aan contact? Hoe? Door wie?
    • Rouwverlof
  • Opvang van collega’s
  • Organisatorische aanpassingen
    • Wie neemt welk werk over?
    • Welke prioriteit hebben lopende zaken?
  • Tussen overlijden en uitvaart
    • Condoleanceregister
    • Informeren personeel rond uitvaart en wensen familie
    • Attentie regelen
  • De uitvaart
    • Is het ok als er collega’s komen?
    • Wie regelt het?
    • Wat als niet iedereen mee kan? Wat voorzien we voor de thuisblijvers?
    • Attentie?
    • Napraten voorzien
  • Blijvend contact met de rouwende
    • Heeft de rouwende behoefte aan contact?
    • Wie neemt contact op en hoe?
    • Betrokkenheid blijvend communiceren + checken of er praktische ondersteuning nodig is, bijvoorbeeld van HRM
    • Collega’s op de hoogte houden
  • Re-integratie en terugkeerplan
    • Wanneer?
    • Hoe regel je het onthaal?
    • Arbeidstijd aanpassen?
    • Takenpakket aanpassen?
    • flexibiliteit
  • Terugkeer
    • Hoe collega’s voorbereiden? 
    • Hebben collega’s handvatten?
    • Aandacht voor nabijheid en kleine attentie
    • Start gezamenlijk
    • Neem tijd om bij te praten, en te luistern
  • Blijvende aandacht en nazorg
    • Denk aan bijzondere dagen
    • Wees geduldig: rouw kent geen einddatum
  • Evaluatie van het protocol

 

Bronnen

  • Artikels op website BRUGGE: https://www.brugge.be/compassionate-werkgevers
  • DELA – dossier rouwen op het werk
  • Een verlies verwerken kan niemand alleen, ook niet op het werk! Landelijke Stichting Rouwbegeleiding
  • Mensura – tussen rouw en werk: “rouw komt hoe dan ook mee op de werkvloer”
  • Podcast – Is there a place for grief at work.
  • Rouw op de werkvloer. Inzichten, tips en handvatten voor werkgevers en collega’s. Yarden. 
  • Rouw op het werk – Compassionate Communities VUB Centre of Expertise
  • Rouwen op de werkvloer. Informatie, tips, handvatten voor werkgevers en collega’s. Werkgroep verder
  • Rouwprotocol voor een organisatie – VIVO
  • Rouwzorg op het werk. Qui.be uitvaartzorg
  • Sabina Nawaz. How to offer support to a grieving colleague. Harvard Business Review
  • Vzw Berrefonds

Tekst: Let Dillen
Tekeningen: © Sarah Corynen